Sultangazi Belediyesi Elektronik ( Dijital ) Arşiv Sitemleri
Merhaba…
Bu makalemde 4 yıla yakın içinde bulunduğum ve işim olan Elektronik Arşiv sistemleri hakkındaki düşüncelerimi paylaşacağım. Bu makalede yer alan bilgiler tamamen kişisel bilgi, deneyim ve araştırmalarım sonucu ortaya koyduğum düşüncelerimdir. Bahsedeceğim proje Samsun Ticaret ve Sanayi Odası tarafından 2006 yılında başlatılmış olan SEAS (Samsun Elektronik Arşiv Sistemi) ‘ dir. Faydalı olması dileğiyle …
Öncelikle isterseniz Elektronik Arşiv nedir bunun tanımını yapalım;
Elektronik Arşiv ( Dijital Arşiv ) : Her türlü kağıt üzerine yazılmış belgeninelektronik ortamda kolay ulaşılabilir bilgihaline dönüştürüldüğü sistemlerdir. Burada önemli olan konu belgelerin kolay ulaşılabilir bilgi haline dönüşmesi ve hızlı dolaşımını sağlamaktır.
İşlem basamaklarını sıralayalım.
- Fiziksel arşivden gelen evraklar türlerine göre tasniflenir ( düzenlenir ) ve tarayıcılardan geçebilecek duruma getirilir.(Zımba, ataç, fotoğraf vs. temizlenir.)Bu işlemi Tasnif elemanları yürütür.
- Sonra hazırlanan belgeler tarayıcılardan geçirilerek bilgisayar ortamına alınır ve fiziksel dosyasına aynı sırası ile (Tarih sırası) yerleştirilir. Bu işlemi Tarayıcı elemanları yürütür.
- Sonraki görev İndeks elemanlarının taranan evrakları gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra ( Temizleme, isimlendirme, düzeltme, birleştirme vs. ) ilgili firmanın TESCİL veya BELGE Arşivine kayıt etmektir. Bu işlemi İndeks elemanları yürütür.
- Sonra dosyalar veya evraklar Fiziksel Arşivdeki yerlerine dosya sıraları ile yerleştirilir.
Yukarıda sıraladığım işlem basamakları Elektronik Arşiv Birimi tarafından yürütülür.
Bu sistemin kazandırdıkları?
- Elektronik Arşiv sistemi ile işletme veya Kurum düzenli bir Fiziksel Arşiv ve kolay ulaşılabilen Elektronik Arşiv kazanır.
- Bunun yanı sıra işlemleri daha kısa sürede halletme olanağı sağlanır.
- İşlemlerin kısa sürede halledilmesi müşteri veya üye memnuniyeti sağlar.
- Elektronik ortamda iyi bir raporlama aracına sahip olmuş olursunuz.
- Ne kadar evrak kapasiteniz olduğunu ölçebilme imkânı kazanmış olursunuz.
- Fiziksel Arşivinizdeki evraklarınızı sürekli olarak çıkarmak zorunda kalmazsınız. Buda evrakların yıpranmasını önler. Sürekli düzenlemek zorunda kalmazsınız.
- Arşivlerin genel sorunu olan toz veya diğer sağlığa zararlı maddelerden uzak durmuş olursunuz.
Buraya ya kadar Elektronik Arşivin Elektronik tarafı ile ilgilendik.
Birazda fiziksel kısmı ile ilgilenelim. Bu sistemlerden tam manada verim alabilmek için öncelikle evrakların iyi tasnif edilmesi gerekir. Ve yine bu sistemleri kurarken Fiziksel Arşivimizide bununla birlikte yenilememiz gerekir. Nedeni Elektronik Arşiv – Fiziksel Arşiv entegrasyonunda sorun yaşamayalım.Ve dosyalar üzerindeki numara karmaşıklığını iyi bir şekilde çözmemiz gerekir. Bunu şu örnekle açıklayabilirz.
- Burada ki konu Fiziksel dosyamız ile Elektronik ortamda bulunan dosyamız içindeki evrakların sıralanışıdır. Elektronik ortamda olan dosyamız içindeki evraklarımız otomatik olarak tarih sırasını alacaktır. Ancak Fiziksel ortamdaki dosyamızdaki evraklarımızın sıralanışını bizzat takip etmemiz ve tarih sıralamasına koymamız gerekir.
Fiziksel olarak dosyalarımızı yerleştireceğimiz yerler havalandırmalı olmalıdır. Nedeni burada çok eskilerden kalma evraklarımızın hoş olmayan kokusudur ve havalandırma ihtiyacının giderilmesidir. Bunun yanı sıra yangına ve diğer doğal afetlere karşı korumalı olmalıdır.
Şimdi sizlere bizim arşivimizden kendi çektiğim fotoğrafları eski ve yeni hali olarak sunacağım.
Eski Hali
Yeni Halinden Görüntüler.
Bu sistem 2009 yılında kurulmuştur. Adı Raylı Arşiv Sistemdir. Raflar Ray üzerine oturtulmuş ve bu raylar üzerinde ileri-geri hareket edebilme özelliğine sahiptirler. Bu sayade yerden kazanç sağlanmış olur. Ve kapalı sistem olduğu için tozdan korunur. Evrakların daha düzenli bir şekilde saklaması sağlanır. Rayların zeminleri yani Fiziksel Arşivin taban kısmı sağlam olduğu sürece raylarda herhangi bir sorun yaşanmaz ve gayet kullanışlı bir sistemdir.
Not : Bu makale Mustafa SAĞLAM Tarafından Samsun Ticaret ve Sanayi Odası Elektronik Arşivi ve Fiziksel Arşivi Baz alınarak hazırlanmıştır. Kaynak gösterilmek şartı ile başka sitelerde yayınlanabilir.